Презентация или искусство выступать публично

Случалось ли Вам выступать перед аудиторией? Что Вы при этом испытывали? Наблюдали ли Вы за выступлениями других людей? Что Вы испытывали, когда выступают другие? Были ли у Вас в жизни ситуации, когда выступление Вас буквально"захватывало", или наоборот, возникало желание уснуть.... И далеко не всегда это связано с материалом выступления. Очень многое зависит от подачи. Сравните, кого Вам интереснее слушать - Жириновского или Хакамаду?

Почему же одного слушают, а другого нет?
Что же сделать для того, чтобы слушали именно Вас? В чем эти секреты?
Каждый, кто уже имеет опыт выступлений наработал свои приемы. Вместе они могут называться: "Технология убедительного выступления". Ниже приведены правила, выполнение которых приводит к успеху.

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Надо ли готовить свое выступление? Есть люди, которые говорят "Вот выйду и все скажу... Чего готовиться? Все сделаю экспромтом..."

Как говорил классик юмора "Лучший Экспромт - это хорошо подготовленный Экспромт" Подготовку для выступления лучше начинать заранее. Нежелание или боязнь зачастую приводят к тому, что подготовка остается на последние минуты. "Материал" должен устояться, иначе выступление будет "смазано". Времени не хватит или наоборот, придется его "растягивать".

Выбирая тему для выступления необходимо учитывать:
• Место выступления.
• Повод.
• Цель выступления. Что Вы хотите сообщить аудитории.
• Аудитория. Кто Вас будет слушать? Сколько их будет?
• Требования к материалу для выступления:
• Полезность для аудитории. Чем это поможет слушателям?
• Актуальность. Можно ли применить прямо сегодня?
• Интерес. Как привлечь внимание аудитории?
• Вызывающий доверие. Факты, статистика, ссылки на первоисточники.
• Подготовка конспекта выступления идет поэтапно:
• Концепция
• Проработка отдельных глав
• Подбор примеров и иллюстраций
• Компоновка
• Согласование конспекта с техническими средствами.
• Прогон и коррекция.
Очень важно потренироваться в выступлении перед зеркалом или перед знакомыми людьми. При этом засеките время выступления. Такая тренировка поможет грамотно провести выступление и произвести на слушателей благоприятное впечатление.

ПОДГОТОВКА К ВЫСТУПЛЕНИЮ

ПОМЕЩЕНИЕ

Обязательно проверьте помещение в котором Вам предстоит выступать. Что необходимо протестировать:
• Акустику. Попросите помощника сесть на разные места в помещении и говорите в микрофон. После этого спросите как Вас было слышно и скорректируйте громкость. Затем поменяйтесь с ним местами и послушайте с места участника, как звучит голос выступающего. Хорошо ли будет видно участникам слайды или флип-чарт.
• Расположение мест слушателей. Всем должно быть видно и слышно Выступающего.
• Освещение. От уровня освещения зависит
• Согласование технических средств друг с другом и с электричеством. Я несколько раз видел как срываются выступления только из-за отсутствия необходимого соединительного кабеля....
• Свою программу (конспект или файл). Иногда перед тем, как сделать окончательный вариант создаются несколько промежуточных. Проверьте, что у Вас последняя версия. Имейте программу на 3-х вариантах носителей. 2 в виде файлов (на жестком диске и дискете) и распечатанным на бумаге.

НАСТРОЙ на выступление

Часто перед выступлением наступает волнение, которое мешает сосредоточиться. Какие существуют способы снять напряжение перед выступлением:
• Представьте САМЫЙ ХУДШИЙ вариант развития событий. Ваше выступление не удалось.....Что произойдет в Вашей жизни? Насколько это на нее повлияет? Так ли уж это страшно?
• Если Вы боитесь аудиторию. Например, присутствующие в ней слушатели - руководители большого ранга, а Вы молодой сотрудник. Представьте их в смешном виде. Мысленно дорисуйте им шапочки, блестящие парики, как будто они пришли на детский День рождения....
• Сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов. Дыхание очень мощный инструмент восстановления душевного равновесия.
• Также помогают физические упражнения. Несколько энергичных махов руками или приседаний. Энергия переживаний трансформируется в физическую энергию.
• Некоторым помогают легкая медитация на расслабление или наоборот на собранность и успех. Сказать себе - "Ты Молодец! У тебя все получится" звучит несколько по-американски, но тем не менее помогает.
• "Медикаментозный" метод (валерьяна) лучше оставить напоследок, если Вы уж очень нервничаете и ничего не помогает.
• Прокашляйтесь - проверьте голос до выхода перед аудиторией.
Итак - Вы готовы. Вперед - на сцену!

ВСТУПЛЕНИЕ - СОЗДАНИЕ ИНТЕРЕСА (ЖАЖДА)

С первых секунд Выступающий должен привлечь к себе внимание и настроить аудиторию на контакт. То, что психологи называют "раппорт". Чтобы аудитория "включилась" необходимо сообщить что-то интересное для присутствующих - создать "жажду". Если человек не хочет пить, у него нет "жажды", то рассказ о воде ему будет неинтересен. Зато как внимательно будет слушать рассказ о воде человек испытывающий "жажду"..... Создайте в аудитории "жажду" к Вашему выступлению.

Примеры хорошего вступления:

• Комплимент аудитории. "Я рад, что мне предстоит выступать здесь. Ведь именно здесь собрались люди, которые добились всего в жизни своим трудом..."
• Показать, что есть общего с аудиторией у выступающего. "Мне, как и многим из здесь присутствующих пришлось создавать бренд "с нуля".
• Вопрос к аудитории. "Скажите, а кто из присутствующих здесь....."
• Включение в беседу. "Представьте себе, что мы сейчас находимся в....."
• Цитата или история, отражающая тему выступления. "В.К. Тарасов говорит - Путь менеджера от бестолкового деяния к толковому НЕдеянию...."
• Связать свое выступление с фактами сегодняшнего дня. "Идя на выступление я встретил в холле незнакомого человека, который мне улыбнулся. И мне сразу стало спокойней и уютнее в незнакомом месте. А в Вашей жизни...."
• Практическое действие иллюстрирующее тему Вашего выступления. Например выйти на сцену взять в руку тарелку и разбить ее. А затем обратиться к аудитории с вопросом: - Как Вы считаете можем ли мы вернуть себе эту тарелку? Сколько денег у нас уйдет на покупку новой? А если это была дорогая коллекционная тарелка? А можно ли получить такую же тарелку взамен за 10% от ее стоимости? - У нас есть решение. И это решение страховка. Таким образом можно перейти к страхованию автомобилей.
• Нестандартное вступление. "Вы ожидаете очередную скучную лекцию на которой можно поспать.... Вы будете разочарованы - потому что поспать Вам не удастся...."
• Сама тема выступления. "Мерчандазинг - прибыль без затрат" Как можно получать прибыль без затрат? И что это за слово "Мерчандайзинг"? Вот вопросы, которыми задаются слушатели.
• Аудио-визуальное вступление. Звучит музыкальный фрагмент и на экране проецируется тема выступления или фраза.

Какие бывают ошибки начала выступления:

• Извинения "Я не очень подготовлен к этому выступлению...." "Вообще эту тему невозможно рассмотреть за столь короткий срок...." "Я не оратор..."
• Банальности: "Ну это и так все знают..."
• Начинать с цитирования предыдущего оратора. Люди могут подумать - что идет продолжение предыдущего выступления. Цитировать и ссылаться на предыдущие выступления очень здорово, это придает выступлению живость и актуальность. Делать это лучше в середине выступления, когда приводите пример из жизни или на стадии аргументации. Это придаст Вашим аргументам вес.

ПОДАЧА ИНФОМАЦИИ

Информация как еда бывает вкусной и полезной. А бывает полезной, но не вкусной. Чтобы информацию хотелось принимать и она хорошо усваивалась, принося пользу, необходимо соблюдать два принципа подачи информации: "Полезно и Вкусно". Сам материал должен быть полезен для слушателей, а манера подачи делает его "вкусным".
Что делает выступление вкусным:

Речь

Что хорошо:

• Понятный аудитории язык. Избегайте сленговых слов и профессиональных терминов, кроме случаев когда это необходимо.
• Образная речь, использование сравнений
• Тон голоса - мощный инструмент который помогает правильно расставлять акценты в выступлении. Бодрый тон - призывает. Мягкий, "теплый" - создает атмосферу доверия.
• Делайте паузы. Они подчеркивают важность сказанного.
• Говорите и рассказывайте, а не читайте написанное. Обращайтесь к своему конспекту только для ключевых моментов - тезисы, заголовки, цитаты.

Вредит выступлению:

• Монотонность. Можно усыпить любую аудиторию, просто монотонно рассказывая материал. Когда я учился в Морской Академии в Санкт-Петербурге у нас был замечательный преподаватель Теории Конструкционных Материалов, который отличался на редкость монотонно подачей информации. К концу лекции "на плаву" оставалось не более 10% присутствующих. Средний показатель сна на лекциях других преподавателей 10-50%. Так что он был абсолютным чемпионом по усыплению.
• Слова - паразиты. Периодически возникает мода на слова-паразиты. Они употребляются очень часто и "загрязняют" речь. Подходит к концу использование "КАК БЫ" и "НА САМОМ ДЕЛЕ".... Следите за своей речью. Просите давать Вам обратную связь.
• Звуки-паразиты. Особенность московского региона. Затягивание звуков в стиле Б.Н. Ельцина приводит к ухудшению понимания.
• Читать материал, который люди читают на экране.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

• Для того, чтобы информация была "вкусной" она должна быть наглядной. Для этого используются различные технические средства.
• Наиболее распространенным становится презентация с помощью ноутбука и проектора. Это позволяет демонстрировать саму презентацию в "Power Point", слайды или фильм. При этом надо учитывать, что свет в аудитории будет приглушенным, а внимание аудитории будет приковано к экрану.
• Телевизор и видеомагнитофон. Подходит для демонстрации роликов или фильмов, иллюстрирующих Ваше выступление. Важно проверить насколько хорошо с самого последнего места экран.
• Раздаточные материалы. Очень хорошо дать людям в руки что-то, что потом останется у них после выступления. Важно знать, что когда люди берут в руки материалы, то все внимание переключается на то, что находится в руках. Поэтому необходимо сопровождать своими комментариями и направлять внимание. Например: "Вы получили брошюру, которая.... Откройте страницу 2 на ней Вы видите..." Или разложить материалы до выступления, чтобы участники смогли ознакомиться с ними до его начала.
• Проектор (Оверхед). Помогает иллюстрировать свою лекцию, с помощью заранее подготовленных прозрачных слайдов, на стене.
• Флип-чарт. Для записи тезисов или информации, которая получается непосредственно во время выступления в режиме "обратной связи" от аудитории.

ЮМОР

Даже самая серьезная аудитория с большим удовольствием воспринимает юмор. Чтобы юмор подчеркнул Ваше выступление, придал ему изюминку он должен отвечать двум критериям:
• уместность,
• подготовленность С помощью юмора легко парируются даже самые острые замечания из зала.

НЕВЕРБАЛЬНАЯ ЧАСТЬ - ЖЕСТЫ, ПОЗА, МИМИКА ВЫСТУПАЮЩЕГО

Как известно, информация, передаваемая словами неотделима от личности, того, кто ее передает. Выступающий своим поведением и манерой держаться сообщает информацию, которую не передает словами. Важно, чтобы эта информация дополняла и усиливала информацию, сообщаемую словами. Неуверенный тон, теребление Выступающим в руках "тезисов", снижают доверие Аудитории к его словам. Если Выступающий держится неуверенно, это трактуется как неуверенность в том, что он говорит.

Полезно:
• Находиться перед аудиторией в "открытой" позе. Ноги и руки НЕ скрещиваются. При жестикуляции руки ладонями вверх.
• Взглядом обводить аудиторию. Самые важные моменты проговаривать самому важному человеку в аудитории.
• Сопровождать свои слова жестикуляцией.
• Привлечь внимание аудитории к слайду, показав на него ручкой или указкой.
• Двигаться. Перемещаться во время выступления по сцене.

АРГУМЕНТАЦИЯ, ПРЕДВОСХИЩЕНИЕ ВОЗРАЖЕНИЙ

Наверняка у слушателей возникают вопросы или они не согласны с чем-то в Вашем выступлении. Поэтому необходимо заранее, при подготовке выступления, подготовить аргументы, которые убедят аудиторию в правильности Вашей информации. Также можно проговаривать возражения до того, как их высказал кто-то из аудитории. Например: "Есть такое мнение, что страхование - это пустая трата денег. Давайте рассмотрим это на простом примере." И далее приводится аргументация за.

ЭФФЕКТНАЯ КОНЦОВКА

Концовка должна запомниться слушателям. Как лучше закончить свое выступление?
• Подытожить сказанное, высказав главную мысль выступления. "Таким образом, главной мыслью данного выступления является...."
• Побуждение к деятельности. Напутствие. "Теперь Вы имеете эффективный инструмент, который позволит Вам увеличить свои продажи."
• Произнести фразу с которой Вы начали свое выступление. "Вот почему я считаю, что....."
• Шутка или цитата иллюстрирующая основной тезис выступления.
• Комплимент аудитории. "Я рад, что мне выпала часть поделиться знаниями со столь профессиональной аудиторией".
• Раздайте слушателям, что-то на память о Вашем выступлении. "А на выходе из аудитории две очаровательные девушки выдадут Вам образцы продукции, о которой я Вам рассказал".

Примеры неудачной концовки
• "На эту тему еще долго можно говорить".
• "Спасибо, что дали мне слово".
• "К сожалению у меня не было времени подготовиться получше"
• "Лимит времени не дает мне возможности сказать все то, что я хочу сказать по этому поводу."

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ И ВРЕМЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Практическим путем выявлено, что наилучшим временем для выступления являются утренние часы с 10.00 - 13.00 В это время внимание человека максимально, а "организм" уже проснулся и активен. Тем не менее, обязательно надо учитывать режим аудитории перед которой Вам предстоит выступать. Например арт-директора клубов ведут ночной образ жизни. А в утреннее время (до 14.00 включительно) отсыпаются....

Поэтому для них лучшее время - ночное или вечернее. Продолжительность выступления 15-45 минут. Это зависит от темы и объема материала выступления. Если Вы выступаете в конференции, когда перед Вами и после Вас тоже кто-то есть, наилучшим будет выступление 2-м или 3-м. Первый "разогревает" аудиторию, на 2-м и 3-м внимание включается, затем идет череда выступлений, которая в памяти "смазывается". Также сказывается падение внимания. Хорошо запоминается последнее выступление. Но есть минусы. Аудитория, как правило, устает к 9-му или 10-му выступлению за день. Поэтому слушает очень невнимательно. Часть людей уходит.

ОТВЕТЫ НА ТРУДНЫЕ ВОПРОСЫ

Как быть если Вам задали "трудный" вопрос. Или вопрос на который Вы не знаете ответа. Во-первых поблагодарить за вопрос: "Спасибо, что Вы задали этот важный вопрос...." Пока Вы это проговариваете - в голове уже рождается ответ..... Также можно вернуть вопрос собеседнику. "Вы наверное уже знаете ответ на свой вопрос..." А после его фразы прокомментировать. Можно обратиться к залу: "А кто уже встречался с этим в своей практике?" После "сбора рекомендаций" также необходимо подытожить все сказанное и добавить что-то от себя. Можно перенести вопрос на индивидуальное обсуждение или на потом. К моменту обсуждения Вам уже будет, что сказать.

Самое главное это получить время для того, чтобы собраться с мыслями.
Для того, чтобы избежать "трудных" вопросов надо хорошо готовиться и изучать предмет глубоко и широко. Кроме того, очень помогает знание - что люди чаще всего задают вопросы НЕ для того, чтобы получить ответ (они его знают), а для того, чтобы привлечь внимание к себе, подчеркнуть свою значимость. Искусство Выступающего дать людям почувствовать их значимость, оставаясь при этом самым значимым лицом в аудитории - экспертом.

ГОТОВНОСТЬ К ИМПРОВИЗАЦИИ

Как бы Вы ни готовились, тем не менее произойти во время выступления может все что угодно. У меня есть очень хороший пример, когда несмотря на всю замечательно проведенную подготовку - презентация в Power-point с красочными слайдами, диаграммами, проверки аудитории и аппаратуры, согласования своего ноутбука с проектором в аудитории, внутреннего настроя, менеджер компании вышла перед аудиторией для выступления и в этот момент....... в помещении отключили электричество и проектор погас. Надо сказать, что темой выступления перед Клиентами были Источники Бесперебойного Питания..... Которые позволяют аппаратуре работать именно в случаях отключения или перепада электричества.....

Что же сделала Менеджер? Она сказала следующее - "Видите как важно иметь ИБП? Если бы сейчас оборудование было подключено через наши источники APC, то мы с вами спокойно продолжали нашу встречу и Вы смогли бы все увидеть на экране..... А теперь Вам придется удовольствоваться только рассказом....."

Надо сказать, что после выступления многие слушатели подходили к Ольге и говорили - "Ну ты молодец! Очень эффектно! Как ты догадалась отключить электричество?!"..... Часть аудитории считала, что этот ход был запланирован. Кроме того ситуация помогла наглядно убедиться в необходимости такого "аксессуара" как Источник Бесперебойного Питания.... Чтобы не происходило в аудитории, используйте это для своего выступления. Будьте готовы к импровизации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как научиться выступать эффектно? Оттачивайте свое мастерство на практике. Готовьтесь к каждому выступлению, а потом анализируйте свои промахи и удачи. Практика и еще раз практика.... Посещение тренинга и возможность "потренироваться на кошечках" повышает профессионализм.

От сей души желаю Вам успехов в выступлениях!

Тимур Викторович Черепнин