Для чего проводят аудит отдела продаж?

Аудит отдела продаж. Необходимость или модный бизнес-тренд?

Во многих компаниях проблема малоэффективного отдела продаж стоит крайне остро. Кто-то видит выход из данной ситуации в проведении профессионального тестирования. Куда же сегодня без соверменных методов оценки персонала. Чем могут помочь консалтинговые компании в проведении проверок, а также стоит ли доверять их предложениям разберем в этой статье.

Что такое аудит отдела продаж?
Для этого мы зашли в гости за экспертным мнением к Спартаку Андриешину, владельцу консалтинговой компании "Московская Академия Продаж".

Спартак Андриешин:
Аудит – это комплексная оценка работы коммерческого отдела сбыта, которая определяет, насколько эффективно работает этот блок бизнеса и каким потенциалом обладает. Сам анализ может рассматриваться как инструмент, с помощью которого можно выявить слабые места, проблемы и точки роста организации.
Для чего проводится аудит эффективности системы продаж
Проведение в организации комплекса мероприятий, направленных на всестороннее изучение текущего состояния дел в отделе, может иметь разные цели, они будут зависеть от ситуации в бизнесе. Например:
1. В компании снизился уровень продаж, упала прибыль. Руководитель хочет понять причину и найти пути выхода их кризиса.
2. Владелец компании принял решение выйти из операционной деятельности, структурировать отдел таким образом, чтобы была возможность руководить удаленно либо привлечь наемного менеджера
3. Планируется расширение бизнеса и создание сети филиалов. Необходимо оценить ресурсы, просчитать возможности развития с учетом рисков и затрат
4. Рассматривается вопрос об изменении структуры организации, оптимизации всех процессов, пересмотр функционала работников
5. Руководство компании задумывается о привлечении инвесторов, а также выход на новые рынки сбыта. Наличие оценки независимого аудит-менеджера повышает доверие к бизнесу.

Стратегический анализ системы продажи его возможности
Стратегический анализ – это один из блоков управленческого аудита, цель которого - изучение возможностей развития компании и ее перспектив, исходя из ресурсной обеспеченности в настоящий момент.

Что изучает аудит отдела продаж
В чек-лист проверяющего сбытового отдела попадут сотрудники всех рангов, все процессы, сопровождающие весь цикл продажи, материальные ресурсы компании, бизнес-процессы, логистические цепочки, планы, системы оценки и мотивации. Чем больше материала для изучения получит проверяющий, тем точнее будут результаты диагностики и последующие рекомендации.

Кто и зачем заказывает услуги аудита
Аудит нужен, прежде всего, владельцам и руководителям компаний, у которых есть проблемы в отделах продаж, сниженные показатели прибыли и которые пытаются найти выход из сложившейся ситуации. Как выглядит чек-лист оценки продаж и сотрудников. Например, наша консалтинговая компания www.msksale.group, проводит более 7 лет аудиты отделов продаж заказчиков, разрабатывает собственные чек-листы, основываясь на пройденном опыте, в том числе учитывая те методы и техники, которые зарекомендовали себя в процессе работы. Кроме того, под потребности каждого заказчика наши специалисты корректируют и дополняют методы оценки, используя индивидуальные критерии работы коммерческой службы в целом, так и каждого сотрудника в частности для объективности результатов.Чек-листы, как правило, представляют собой таблицы с блоками, выстроенными в определенной последовательности. В каждом блоке указаны критерии эффективности персонала, а также системы сбыта, которые оцениваются с помощью специальной системы баллов.
Как выглядит механизм проведения аудита отдела продаж
Механизм проведения проверки будет несколько отличаться в зависимости от его вида.
Внутренняя проверка – это составляющая часть внутреннего контроля в организации. Как правило, такие подразделения существуют в очень крупных компаниях с сетью филиалов и подразделений. Контроль происходит в текущем режиме и помогает высшему менеджменту в вопросах управления.
Внешняя проверка службы сбыта проводят независимые эксперты или компании. У каждой из них свой пул методов и инструментов, использование которых обсуждается на предварительных встречах с заказчиками.
В целом, можно выделить три основные составляющие процесса проведения аудита:
1. Анализ текущего состояния системы сбыта. Для этого специалисты: - погружаются в рабочие процессы компании, проводят опросы, беседуют с сотрудниками и руководителями - ведут наблюдения в торговом зале, прослушивают записи телефонных продаж - проводят оценку работы менеджеров совместно с оценкой качества работы руководителя отдела продаж - анализируют скрипты и алгоритмы работы с клиентами - работают с клиентами - изучают документы, бизнес-процессы в том числе отчетность
2. Подведение итогов своих исследований, предоставление доклада руководителю
3. Подготовка рекомендаций и пошагового плана по усовершенствованию работы отдела продаж и бизнеса в целом Что можно оценить в отделе продаж своими силамиСпециалисты рекомендуют начинать самостоятельную оценку с изучения «воронки продаж». Анализ этого инструмента позволит понять степень конверсии возможных клиентов в "реальные" и потенциал компании в этом разрезе.
Следующий аспект изучения – это система взаимодействия с клиентами и уровень предоставляемого нами сервиса. Здесь можно отследить качество продаж на всех этапах. Самостоятельно можно оценить всю последовательность работы с персоналом: подбор, обучение, оценку, систему мотивации. Универсальных решений в этом вопросе не существует, поэтому менеджер по внутреннему аудиту должен самостоятельно решить, как будет выглядеть механизм проведения и составить чек-лист, определяя те данные, которые особенно нуждаются в оценке и анализе.
Смотрите видео о том, как проводится аудит отдела продаж:

Как отразится на организации проведение аудита системы сбыта
Проверка работы менеджеров по сбыту, как и всей системы в целом позволит получить объективный взгляд со стороны на текущее состояние дел. Для организации это может оказаться очень полезным инструментом, который даст возможность провести анализ предыдущей деятельности и результатов принятых решений, сделать выводы из полученного опыта от профессиональных консультантов.
Компания также получит пошаговый алгоритм дальнейших действий, направленных на исправление ошибок и движение в сторону развития бизнеса. От решительности и последовательности действий руководства будет зависеть будущее организации.
Как выглядят результаты аудита отдела продаж
Результаты работы проверяющие представляют обычно в виде системы отчетов с понятными итоговыми графиками и диаграммами, которые наглядно показывают картину текущего состояния дел и возможности роста. После проведения аудита заказчик получает арантированные преимущества:
•    объективный и профессиональный взгляд со стороны на процессы, происходящие в компании
•    стратегию по ликвидации существующих проблем
•    пошаговые инструкции по развитию организации
•    повышение доверия круга лиц и компаний, заинтересованных в партнёрстве
•    увеличение объемов продаж
•    большую вовлеченность персонала в жизнь предприятия
Как правило, аудиторская компания предоставляет очень развернутый отчет о проделанной работе с информацией, как общего характера, так и детальной, например рекомендации по результатам аудита звонков продажников

Как выбрать консалтинговую компанию для проведения анализа?
Прежде, чем заказать аудит отдела продаж, нужно произвести мониторинг рынка. Первое, на что стоит ориентироваться при выборе специалистов – это сайт. При его изучении нам нужно обращать внимание на следующее:
•    наличие примеров аудита отделов продаж в различных фирмах
•    наличие отзывов- наличие публикаций в специализированных изданиях
Вторым этапом будет запрос коммерческого предложения. Если нас все устраивает:
•    сроки выполнения заказа
•    цена
•    другие условия,
необходимо договориться о личной встрече, по результатам которой уже принимать окончательное решение о сотрудничестве и прорабатывать его детали. Специалисты Академии Продаж всегда стремятся предоставить качественные консалтинговые услуги и рады поделиться отзывами о проведенных аудитах в видео-формате: