Штрихи к портрету PR мероприятия - 10 важных пунктов

Мы знаем как важно, чтобы любое PR мероприятие, проводимое для Клиента, прошло идеально. Зачастую результат зависит от множества деталей и случайностей, предусмотреть которые - наша задача.

На этой странице сайта специалисты Отдела организации и проведения мероприятий предлагают свой вариант списка из 10 пунктов, помнить о которых необходимо при подготовке и проведении любого PR мероприятия.

1. Сценарий мероприятия

Сценарий должен быть всегда, иначе все усилия будут хаотичны и непоследовательны. Даже если вы уверены, что четко себе представляете когда и где будет происходить то или иное действие, даже если мероприятие представляет из себя "простейший" брифинг - заранее подготовленный сценарий поможет Клиенту более четко представлять, что происходит в данный момент, тем самым избавив всех участников мероприятия от возможных накладок и волнений.

Вам же сценарий необходим тем, что помогает увидеть логику мероприятия, последовательность действий. Кроме того, при наличии сценария проще отслеживать и изменять регламент мероприятия.

2. Репетиция мероприятия

Репетиция важна для тех мероприятий, в которых задействовано большое количество участников и/или подрядчиков. А также в случае, если предполагается задействовать сложное техническое обеспечение или планируется несколько площадок и эпизодов.

Как правило, репетиция проводится не позднее, чем за день до мероприятия, либо (если мероприятие запланировано на поздний вечер) утром в день события - только в этом случае у вас будет возможность оперативно изменить откровенно слабые элементы.

3. Указатели

А также списки, таблички, бэджи и т.п. Каждый гость или участник мероприятия должен с первых минут чувствовать себя комфортно. Вам удастся добиться подобного ощущения, если: § войдя в здание, человек сразу увидит указатель "Семинар Компании N проводится на 2-ом этаже в зале таком-то". По возможности, размеры подобных указателей должны соответствовать размерам помещений, в которых они размещены.

Обратите внимание, на то, что в большинстве случаев (особенно для мероприятий на открытом воздухе) указатель, распечатанный на листке формата А4, явно не выполняет своих функций. § по дороге к залу, а также около самого зала участник будет встречать указатели "Семинар Компании N". § у участников мероприятия будут бэджи с названием компании и именем гостя (участника). Бэджи участников должны значительно отличаться от бэджей организаторов и обслуживающего персонала. § на столе президиума будут стоять таблички с указанием фамилии и имени выступающего, названием его компании и должности.

В случае, если мероприятие подразумевает присутствие фото-корреспондентов или телекамер необходимо выбирать соответствующий размер и форму шрифта для данных табличек: как правило, это шрифт без засечек (типа Arial), размер которого не менее 50 пунктов.

4. Приглашения, аккредитация и регистрация

Это обязательные формальности независимо от числа приглашенных. В случае, если количество гостей превышает 20 человек - имеет смысл заранее подготовить список в алфавитном порядке. Как показывает практика, группировка гостей по компаниям является крайне неудобной и создает заметные трудности. Список уже зарегистрировавшихся гостей поможет оперативно скорректировать работу обслуживающего персонала и подрядчиков.

5. VIP - персоны

На данную категорию гостей, как правило, предыдущий пункт не распространяется. Предполагается, что первое лицо организации-клиента лично встречает VIP-персон у входа и лично проводит их в зал.

6. "Стандартный набор"

В "стандартный набор" входит, в первую очередь, канцелярия (кнопки, скрепки, ножницы, скотч, булавки, степлер, ручки и т.п.), а также рации для связи, запасные бэджи и др. Надеяться на то, что все указанные предметы окажутся в наличии у организации, предоставляющей зал - по меньшей мере неоправданный оптимизм.

7. Синхронный перевод

В случае, если на мероприятии запланирован синхронный перевод, этот факт необходимо учитывать уже при заказе зала - не каждый зал оснащен специальными кабинками для переводчиков. Если переводчик не защищен от посторонних звуков из зала, а его голос перебивает докладчика - качество перевода может пострадать катастрофически. Необходимо также заранее предоставить переводчику материалы конференции и семинара для ознакомления.

8. Постоянный контакт

Поддерживайте постоянный контакт с персоналом организации, предоставляющей зал для проведения мероприятия. Вы всегда должны знать, где в данный момент находятся люди, ответственные за ту или иную часть оказываемых вам услуг.

9. Контролируйте количество спиртного

Контролируйте количество спиртного, которое предлагается гостям. Как правило, наступает определенный момент, когда только ваше вмешательство поможет сохранить контроль над мероприятием и не дать его гостям пожалеть назавтра о количестве выпитого. Не стоит недооценивать свое право перекрыть дополнительную подачу спиртного гостям мероприятия.

10. Улыбка + внимательность

Речь идет не о внимательности к тем, кого обслуживаете вы (это само собой подразумевается), а к тем, кто обслуживает вас, то есть к подрядчикам. Обязательно поблагодарите персонал гостиницы, ресторана или компании-субподрядчика за проведенное мероприятие, и в следующий раз вам будет обеспечено не только внимательное отношение, но и скидка.